Congressi, eventi aziendali di team building, riunioni internazionali, matrimoni, compleanni. Oggi il business, per un hotel, è fatto anche di questo. Non per tutti chiaramente, ma ogni struttura, anche nel suo piccolo, può attrezzarsi per diventare location di eventi più o meno affollati, più o meno esclusivi. È il buon utilizzo degli spazi comuni durante il giorno il segreto per la buona riuscita di un evento in hotel. Attrezzarsi non è semplice e richiede molta organizzazione e professionalità, nonché l’aiuto di una figura dedicata solo all’organizzazione dell’evento. Certo, perché pur affidandosi ad agenzie esterne che forniscono servizi chiavi in mano, è bene avere sempre un esperto in-house che possa gestire al meglio gli imprevisti e possa al contrario mettere in luce le potenzialità della vostra struttura. Le grandi strutture o gli hotel che fanno parte di grandi catene si prestano certamente meglio ad accogliere grandi eventi aziendali come i convegni oppure matrimoni e feste con molti invitati. Questo tipo di occasioni richiedono, è ovvio, spazi molto grandi e attrezzature costose come mega schermi, impianti audio, poltrone etc…Ma ciò non esclude che anche le strutture più piccole possano ospitare eventi: ci si può concentrare, ad esempio, su sessioni di team building aziendale, su matrimoni intimi, su eventi esclusivi. L’importante, al di là dell’ampiezza dell’evento, è essere organizzati e offrire un servizio professionale.

Spazi: l’ideale è avere almeno una sala grande che possa ospitare l’evento in modo che non disturbi o non interferisca con le attività dei clienti dell’albergo. Sono auspicabili un’entrata riservata e la possibilità di parcheggiare gratuitamente l’auto nelle vicinanze. È importante offrire entrambe le soluzioni evento all’aperto – evento al chiuso, così da non dover dipendere dalle previsioni meteo. A questo proposito è importante segnalare sempre la capienza della struttura, di modo che i committenti e le agenzie che organizzano gli eventi sappiano se possono o meno contare sul vostro hotel. Riservare poi qualche camera a chi decidesse di restare anche per il pernottamento non è certo una cattiva idea.

Cibo: la cucina, se c’è, va attrezzata appositamente. Devono esserci varietà di cibo adatte alle intolleranze, così come stoviglie monouso – possibilmente ecologiche – adatte a piccole porzioni (finger food e simili). In caso non ci sia la cucina deve esserci comunque uno spazio riservato al servizio catering per la preparazione dei cibi e l’allestimento delle portate.

Servizi: accertatevi di essere sempre attrezzati. Numero di bagni, sedie, tavoli, poltrone, wi-fi (fondamentale!!), impianti audio e video, pulizia. È da questi particolari che la vostra struttura sarà giudicata più o meno idonea ad ospitare un evento.

Extra: se il vostro hotel ha una Spa, una piscina o una palestra, inserite questi “benefit” nel vostro pacchetto eventi. Alla fine di un meeting di lavoro, ad esempio, può essere un plus potersi concedere un paio d’ore di relax: quello dei pacchetti giornalieri, business compresi, è una prerogativa ad esempio degli hotel day-use, una formula molto di moda in questo periodo. Non solo, se l’evento che ospitate è, ad esempio, una sessione di team building aziendale, offrire un pacchetto di esperienze (visite culturali, gite in montagna, sport all’aperto…) è un ottimo ed originale biglietto da visita.

Personale: affidatevi sempre a professionisti del settore, anche se l’evento è organizzato da un’agenzia esterna perché nessuno meglio di voi e dei vostri collaboratori conosce le potenzialità del vostro hotel e dei suoi servizi di ospitalità

Comunicazione: non dimenticatevi mai di evidenziare sul vostro sito la possibilità di ospitare eventi e matrimoni, come fanno ormai le più rodate catene alberghiere. Pubblicizzate anche questo tipo di servizi sui siti specializzati e impegnatevi con le agenzie di organizzazione eventi e con i wedding planner.